Projekty IT prowadzone od analizy do zielonego statusu.
Migracja poczty, nowa serwerownia, wdrożenie systemu, przeprowadzka biura: w MŚP takie zmiany zwykle dzieją się „przy okazji” i dlatego się przeciągają. My prowadzimy projekt jak projekt: w pięciu krokach, z pilotażem przed wdrożeniem, wsparciem powdrożeniowym i statusem co tydzień. Bez zatrzymywania firmy.
// czym to jest
Projekt to zmiana. Stała opieka to utrzymanie.
Zarządzanie projektami IT to przeprowadzenie zmiany w infrastrukturze lub systemach, od decyzji do działającego efektu, z jedną osobą odpowiedzialną za harmonogram, budżet i komunikację. Projekt ma początek, koniec i mierzalny cel: nową pocztę, nową sieć, działający system. To co innego niż stała opieka, która utrzymuje status na zielono dzień po dniu. Problem w tym, że w mniejszych firmach projekty prowadzi się obok codziennych obowiązków i właśnie wtedy rosną terminy, budżety i frustracja. Dlatego każdy nasz projekt zaczyna się od analizy przed wyceną, przechodzi pilotaż przed wdrożeniem i kończy przekazaniem dokumentacji, a nie wystawieniem faktury.
// typy projektów
Co prowadzimy
Cztery obszary, w których zmiana wymaga planu, a nie improwizacji.
Migracje do Microsoft 365 i chmury
- poczta i kalendarze do Exchange Online, z pełną historią wiadomości
- pliki do SharePoint i OneDrive, praca zespołowa w Teams
- przenoszenie serwerów do chmury lub do modelu hybrydowego
- porządek w licencjach po migracji: płacisz za to, czego używasz
Modernizacja sieci i serwerowni
- wymiana przełączników, sieci Wi-Fi i zapór sieciowych
- wirtualizacja i konsolidacja serwerów
- zasilanie awaryjne i monitoring środowiskowy serwerowni
- okablowanie i porządek w szafie, z dokumentacją, nie z pamięci
Wdrożenia systemów
- przygotowanie infrastruktury pod nowy system: ERP, CRM, obieg dokumentów
- integracje z istniejącymi usługami i migracja danych
- testy odbiorcze według scenariuszy uzgodnionych przed startem
- szkolenia użytkowników i administratorów
Relokacje i konsolidacje po fuzjach
- przeprowadzki biur i serwerowni bez zatrzymywania pracy firmy
- łączenie środowisk IT po fuzjach i przejęciach
- ujednolicenie domen, licencji i polityk bezpieczeństwa
- wyłączanie zbędnych usług według planu, nie na skróty
// metodyki
Metodyka dobrana do projektu, nie odwrotnie
Migracja infrastruktury lubi jasne etapy i kamienie milowe. Wdrożenie systemu: krótkie iteracje i częste przeglądy. Dobieramy sposób pracy do zadania i mówimy wprost, dlaczego taki.
Agile / Scrum / Kanban
Praca w krótkich iteracjach z widocznym backlogiem: wiesz, co jest zrobione, co w toku i co następne. Przeglądy w stałym rytmie zamiast jednej wielkiej niespodzianki na końcu. Tam, gdzie projekt tego wymaga, klasyczne kamienie milowe.
Biuro projektów (PMO)
Jeśli prowadzisz kilka projektów naraz, porządkujemy je w jeden portfel: wspólne standardy, jedno raportowanie, jasne priorytety i zależności. Status każdego projektu widzisz w jednym miejscu, bez zbierania go po mailach.
Zarządzanie zmianą (OCM)
Technologia to połowa projektu. Druga połowa to ludzie: komunikacja, szkolenia i wsparcie w pierwszych tygodniach po zmianie. Planujemy adopcję tak, żeby nowy system był używany, a nie omijany.
// scenariusze
Tam czerwone. U nas zielone.
Cztery typowe sytuacje oraz i to, jak wygląda ten sam projekt prowadzony według planu.
Migracja „na żywioł”
Poczta przełączona w piątek po południu, „bo jakoś pójdzie”. W poniedziałek część zespołu nie ma dostępu do skrzynek, a klienci dostają zwrotki.
Migracja przechodzi najpierw pilotaż na grupie testowej, a przełączenie odbywa się w uzgodnionym oknie poza godzinami pracy. Stare środowisko działa, dopóki nowe nie zostanie potwierdzone.
Projekt „przy okazji”
Wdrożenie prowadzi wewnętrzny informatyk między bieżącymi zgłoszeniami. Termin przesuwa się trzeci raz i nikt nie potrafi powiedzieć, ile jeszcze zostało.
Projekt ma dedykowanego kierownika, harmonogram i status co tydzień: co zrobione, co następne, jakie ryzyka. Opóźnienie widać, zanim stanie się faktem.
Wykonawca znika po wdrożeniu
System działa, ale dokumentacji nie ma, hasła zna jedna osoba, a każda drobna zmiana wymaga szukania pomocy z zewnątrz.
Projekt kończy się przekazaniem dokumentacji, procedur i szkoleniem. Wsparcie powdrożeniowe domyka konfigurację już po starcie. To część projektu, nie dodatkowa pozycja.
Dwie firmy, dwa światy IT
Po fuzji działają dwie domeny, dwa systemy pocztowe i podwójne licencje. Nikt nie wie, co można bezpiecznie wyłączyć, więc nikt nie wyłącza niczego.
Konsolidację zaczynamy od inwentaryzacji obu środowisk. Potem plan łączenia etapami: jedna domena, jeden zestaw licencji, jedna polityka bezpieczeństwa, bez zatrzymywania żadnej ze stron.
// proces
Pięć kroków.
Jedna osoba odpowiedzialna.
Każdy projekt zaczyna się od audytu otwarcia i analizy. Dopiero po niej powstaje wycena. Pilotaż na małej grupie wychwytuje problemy, zanim dotkną całej firmy. A po wdrożeniu nie znikamy: wsparcie powdrożeniowe jest częścią projektu.
PROCES PROJEKTU: 5 KROKÓW
- Analiza (start: audyt otwarcia)
- Projekt rozwiązania i wycena
- Pilotaż na grupie testowej
- Wdrożenie etapami
- Wsparcie powdrożeniowe
// projekt modelowy
Migracja poczty 30-osobowej firmy do Microsoft 365
Punkt wyjścia: poczta na starym serwerze hostingowym. Cel: Microsoft 365, z pełną historią wiadomości i bez dnia przestoju. Tak wygląda taki projekt tydzień po tygodniu:
-
Tydzień 1
Analiza i inwentaryzacja
Sprawdzamy obecny serwer pocztowy: lista skrzynek, aliasów, urządzeń i usług, które wysyłają maile (skanery, systemy, formularze). Powstaje plan migracji, harmonogram okien serwisowych i plan komunikacji do zespołu. Na tej podstawie powstaje stała wycena.
-
Tydzień 2
Przygotowanie środowiska
Konfigurujemy Microsoft 365: domena, skrzynki, uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), polityki bezpieczeństwa i kopie zapasowe. Dotychczasowa poczta działa w tym czasie bez żadnych zmian.
-
Tydzień 3
Pilotaż na grupie testowej
Migrujemy skrzynki zespołu pilotażowego. Sprawdzamy pocztę, kalendarze, telefony i urządzenia wysyłające maile. Wnioski z pilotażu trafiają do planu migracji właściwej, zanim dotkną reszty firmy.
-
Tydzień 4
Migracja właściwa bez przestoju
Dane synchronizują się w tle, w godzinach pracy nic się nie zmienia. Przełączenie następuje w uzgodnionym oknie nocnym. Rano cały zespół loguje się do nowej poczty, z pełną historią wiadomości i działającymi kalendarzami.
-
Tydzień 5
Szkolenia i dokumentacja
Krótkie szkolenie dla zespołu i osobne dla osoby administrującej. Przekazujemy dokumentację powykonawczą, procedury i listę kontaktów wsparcia.
-
Tydzień 6
Wsparcie powdrożeniowe i zamknięcie
Monitorujemy środowisko, poprawiamy konfigurację tam, gdzie zgłoszą to użytkownicy, i zamykamy projekt raportem, dopiero gdy wszystko jest na zielono.
// po zakończeniu
Projekt kończy się przekazaniem, nie fakturą
Ostatnim krokiem każdego projektu jest komplet dokumentów i szkolenie, tak, żeby Twój zespół wiedział dokładnie, co i jak działa. Niezależnie od tego, czy po projekcie zostajemy w stałej opiece, czy nie.
// faq
Najczęstsze pytania
Czy prowadzicie projekty u klientów, którzy mają własny dział IT?
Tak, i to częsty układ. Wchodzimy jako wsparcie: kierownik projektu, dodatkowe ręce na czas wdrożenia albo konkretna kompetencja, której brakuje (np. migracja do Microsoft 365). Wewnętrzny zespół zna firmę, my znamy projekt. Podział odpowiedzialności ustalamy na piśmie, a cała dokumentacja trafia do Waszego działu IT.
Jak wyceniacie projekty?
Po analizie, nie przed nią. Zaczynamy od audytu otwarcia i analizy wymagań. Dopiero wtedy powstaje wycena: stała cena za całość albo rozliczenie etapami, gdzie każdy etap ma zdefiniowany zakres i cenę. Bez wyceny „z kapelusza” i bez pozycji „prace dodatkowe” doliczanych w trakcie. Jeśli zakres się zmienia, zmianę wyceniamy przed jej realizacją.
Co, jeśli projekt się opóźnia?
Mówimy o tym od razu, nie na końcu. Status projektu dostajesz co tydzień, więc ryzyko opóźnienia widzisz, zanim stanie się faktem. Jeśli przyczyna leży po naszej stronie, przesunięcie terminu nie zmienia ceny. Decyzję podejmujemy wspólnie: nadrabiamy, zmieniamy zakres albo przesuwamy termin, zawsze na piśmie, z nowym harmonogramem.
Czy przejmujecie projekty rozpoczęte przez kogoś innego?
Tak, to częstszy scenariusz, niż się wydaje. Zaczynamy od audytu stanu: co już działa, co jest udokumentowane, czego brakuje i gdzie są ryzyka. Na tej podstawie powstaje plan dokończenia z realnym terminem i wyceną. Nie oceniamy poprzedników, porządkujemy status i prowadzimy projekt do zamknięcia.
Czy po zakończeniu projektu musimy podpisać stałą umowę serwisową?
Nie. Wsparcie powdrożeniowe jest częścią projektu i kończy się razem z nim. Z przekazaną dokumentacją i procedurami możecie utrzymywać środowisko samodzielnie. Jeśli chcesz stałej opieki, to osobna decyzja: zobacz outsourcing IT.
Czy prowadzicie projekty dla sektora publicznego?
Tak, z uwzględnieniem wymagań KRI, dostępności cyfrowej i trybu zamówień publicznych: dokumentujemy zakres i testy tak, żeby odbiór projektu był formalnie prosty. Szczegóły oferty dla urzędów i JST: sektor publiczny.
// powiązane usługi
Co dobrze łączy się z projektami
Outsourcing IT
Po projekcie możemy zostać: administracja serwerami, sieciami i systemami w stałej opiece, z tym samym zespołem, który zna Twoje środowisko.
poznaj usługę →Ciągłość działania
Backup i Disaster Recovery z czasem powrotu wpisanym do umowy to naturalne uzupełnienie każdej migracji i modernizacji.
poznaj usługę →Doradztwo IT
Nie wiesz, który projekt zacząć pierwszy? Audyty, priorytety i plan rozwoju IT, zanim wydasz pierwszą złotówkę na sprzęt.
poznaj usługę →Masz przed sobą projekt IT? Zacznijmy od audytu otwarcia.
Sprawdzimy stan obecnego środowiska i powiemy, co projekt naprawdę obejmie, zanim padnie jakakolwiek cena. Z konkretnym raportem na koniec.